Kiedy wypłaca się dietę – przed podróżą czy po niej

Jeśli Twoi kierowcy odbywają podróże służbowe, należą im się diety. Kiedy masz je wypłacać?

Dietę należy wypłacić po podróży, ponieważ dopiero wtedy będzie wiadomo, czy przysługuje i jaka powinna być jej ostateczna wysokość. Kierowca ma jednak prawo domagać się od pracodawcy zaliczki na jej poczet. Takie żądanie jest uzasadnione, gdyż nie ma powodu, aby ponosił koszty wykonywania pracy na rzecz firmy z własnej kieszeni.

W przypadku podróży zagranicznej zaliczkę wypłaca się w walucie obcej. Jeżeli kierowca wyrazi na to zgodę, można mu wydać zaliczkę w złotówkach, w wysokości stanowiącej jej równowartość w walucie obcej.

Pamiętaj!
Kierowca powinien rozliczyć się z zaliczki na dietę w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Termin ten jest taki sam dla podróży krajowych i zagranicznych. Jeżeli nie wywiązuje się z obowiązku rozliczenia udzielonych zaliczek, możesz mu je potrącić z wynagrodzenia (w granicach określonych Kodeksem pracy).

Diety rozliczasz w takiej walucie, którą wybierze kierowca, czyli w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie obcej albo w złotówkach. Kwotę diety należy wypłacić mu niezwłocznie po jego powrocie z podróży.

Przykład
Czy masz czekać do następnej wypłaty?
Kierowca rozlicza się z podróży służbowej 12. dnia miesiąca, a termin wypłaty wynagrodzeń przypada w Twojej firmie na 10. dzień miesiąca. Jeżeli wypłacisz mu należności z tytułu podróży służbowej po blisko 30 dniach, razem z najbliższym wynagrodzeniem za pracę, licz się z tym, że w razie kontroli inspektor pracy da Ci przynajmniej pouczenie. Wypłata ustalonych diet powinna zająć Ci tylko tyle czasu, ile w normalnym toku czynności zapłata innych należności. Nie ma potrzeby z nią zwlekać.

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Diety za podróże służbowe kierowców - jak rozliczać D 09, który opublikowaliśmy w aktualizacji 61 „Poradnika Przewoźnika".

Rafał Ratajczak
Kancelaria Radcy Prawnego - Rafał Ratajczak
z siedzibą w Bydgoszczy